Att hålla en hög kvalitet på sitt kontorsarbete känns nog rätt självklart för de flesta, och många tycker säkert att de redan har det. Men vad handlar det om egentligen, och kan det verkligen öka lönsamheten?
Ja det kan det faktiskt, och Buskoll kan hjälpa dig med det. Då blir det dessutom lättare att upprätthålla en hög kvalitet, även under stressiga dagar när det är mycket att göra.
Vinsten med kvalitet i kontorsarbetet
Säg den som inte vill slippa så kallade surdegar på kontoret. Såna där uppgifter som ofta blir liggande utan åtgärd och bara skjuts på framtiden, trots att de kanske skulle kunna hanteras ganska enkelt om man bara tog sig tid att göra dem. Men när man har mycket att göra i kombination med lite dålig ordning så kan det snabbt bli svårt att göra rätt prioriteringar mellan uppgifterna med stress och tidsbrist som följd. I det läget är det inte ovanligt att någon eller några uppgifter blir liggande utan åtgärd en längre tid, och vips så har man fått en eller ett par surdegar.
Men om man istället har ordning och reda på uppgifterna och en struktur i sitt arbetssätt så blir det lättare att prioritera och göra dem i rätt ordning. Resultatet blir högre effektivitet och mindre stress. Då hinner man med mycket mer på samma tid och utan att känna sig pressad. Dessutom kan man lägga mer tid på de uppgifter som behöver det, alltså högre kvalitet på det faktiska arbetet som man gör helt enkelt.
Men kvalitet i kontorsarbetet innebär mycket mer än så. Till exempel att ingen uppgift försvinner eller glöms bort, eller att man missar en deadline utan att vara medveten om det. Men det kan också handla om att man inte missar att ringa ett samtal som man har lovat.
Är man flera i företaget innebär det också att man kan skicka arbetsuppgifter till varandra på ett kvalitetssäkert sätt så att man kan vara säker på att uppgifterna kommer fram och att de blir gjorda i tid. Med hög kvalitet i kontorsarbetet minskar även beroendet av nyckelpersoner, och personalrotation kan hanteras utan risk för att några uppgifter inte blir gjorda i tid.
Kvalitet i kontorsarbetet handlar alltså inte bara om kvaliteten på dina arbetsuppgifter som du gör, det är också en fråga om att både arbeta och samarbeta effektivt. Resultatet blir både mindre stress och ökad produktivitet som i sin tur kan ge högre lönsamhet. Frågan är hur man lättast uppnår det och sedan bibehåller det.
Strukturerat arbetssätt, låter det tråkigt?
Det är nog inte många som blir exalterade när man trycker på vikten av ett strukturerat arbetssätt, eller tar upp betydelsen av att ha ordning och reda på kontorsarbetet. Men faktum är att det är precis vad det handlar om för att ha en hög kvalitet på kontorsarbetet. Problemet är att många inte riktigt vet hur de skall göra för att få det, än mindre hur de kan få det på ett enkelt sätt.
De flesta är däremot överens om att det är skönt att ha kontroll på sin arbetssituation, ordning på uppgifterna helt enkelt. Då vet man vad som skall göras och när, och kan lättare planera sin arbetsdag eller arbetsvecka efter det.
Är man chef och har personalansvar så tillkommer en annan dimension, nämligen att ha kontroll på sin organisation (eller egentligen sina medarbetare). Det har dessutom blivit svårare i dessa dagar när många arbetar på distans eftersom man då inte träffas på kontoret där man kan sticka in huvudet hos en kollega och snabbt stämma av något. Sedan stökas det till ytterligare när någon blir sjuk, eller skall vara ledig. För att inte tala om när någon skall sluta och en ny medarbetare skall ta över dennes arbetsuppgifter.
Gemensamt för alla exemplen ovan är att de blir mycket lättare att hantera om man har ordning på alla arbetsuppgifter och har ett strukturerat arbetssätt. Oavsett hur tråkigt det än kan låta…
Med Buskoll blir det roligt, i alla fall mycket lättare
Nu undrar du kanske “men hur ska jag göra för att organisera kontorsarbetet då?!”. Svaret är – med hjälp av Buskoll. För med ett verktyg som Buskoll behöver du som företagare eller medarbetare, inte längre hålla koll på dina arbetsuppgifter – Buskoll gör det åt dig! Det är klart att det går att göra det ”manuellt” med papper och minnesanteckningar eller listor också, men det kommer att ta mycket av din tid i onödan och du kommer dessutom att själv behöva hålla reda på alla deadlines och se till att din metod hela tiden är aktuell.
Men om du istället låter Buskoll hjälpa dig så slipper du det, och samtidigt får du en mängd andra fördelar som ett digitalt verktyg som Buskoll kan ge dig. Du ser till exempel snabbt vad som skall vara klart idag eller resten av veckan. Du minskar också risken för att missa någon uppgift eftersom det som du inte hinner göra klart idag automatiskt flyttas till imorgon samtidigt som det rödmarkeras och blir tydligt.
Allt du behöver göra är att se till att löpande lägga in dina arbetsuppgifter i Buskoll, och det är väldigt enkelt. Ja du kan till och med prata in uppgifterna om du vill. Du kan också skicka uppgifter direkt till dina kollegor i Buskoll, då hamnar de uppgifterna i deras att-göra-listor istället för att försvinna i inkorgen som lätt händer om du hade skickat uppgifterna med e-posten. Dessutom kommer du även att kunna få en automatisk kvittens när de har tagit emot uppgiften, och en ny kvittens när de har gjort klart den eller om den om den inte blivit klar i tid.
Buskoll gör det också enklare att vara chef
Om du är chef kommer du också att enkelt kunna hantera både dina och dina medarbetares uppgifter. Med de särskilda funktionerna och gränsytorna för arbetsledning får du snabbt kontroll på medarbetarnas arbetssituation och kan göra nödvändiga ändringar vid behov.
En annan styrka med Buskoll är hanteringen av arbetsuppgifter vid frånvaro, antingen planerad som vid semester eller oplanerad som när någon blir sjuk. För i Buskoll kan du som chef (eller den som har rätt behörighet) snabbt flytta berörda uppgifter till en kollega istället som då får in uppgifterna i sin att-göra-lista.
På samma sätt blir det lätt att hantera personalförändringar i företaget med Buskoll som ledningssystem. Det är bara att flytta uppgifterna från den som slutar, eller byter roll, till den som tar över jobbet och som då får in uppgifterna direkt i sin att-göra-lista. Tryggt och säkert.
Även frågor kring regelefterlevnad blir både enkelt och säkert med Buskoll. Det är bara att skapa en uppgift och sedan skicka den till alla medarbetare som då får en identisk uppgift i sina att-göra-listor. Sedan kan du gå in i översiktsvyn och snabbt se vilka som har tagit emot uppgiften och vilka som har klarmarkerat den.
Ja som chef är det verkligen superpraktiskt med Buskoll som stöd i företaget. Man får snabbt ”koll på läget” i organisationen, och det utan att medarbetarna behöver känna att de blir kontrollerade.
Buskoll höjer kvaliteten på kontorsarbetet, ökad produktivitet får man på köpet
Buskoll är som kanske framgått en helt ny typ av stödsystem där alla medarbetares individuella att-göra-listor utgör själva kärnan i systemet. Det gör att alla får det mycket lättare att hantera sin arbetssituation och att arbeta både effektivt och strukturerat. Resultatet blir högre kvalitet och ökad produktivitet som i sin tur kan ge högre lönsamhet. Men kanske det bästa av allt, med Buskoll blir det enkelt…