Buskoll underlättar arbetet betydligt när det är mycket att göra. Dessutom minskar stressen när man har koll på läget. I den här artikeln går vi igenom hur.
Vi vet att det är väldigt mycket att göra nu när verksamheten har kommit igång igen efter helgerna. Då är det lätt att känna sig stressad och oroa sig för att inte hinna med allt som ska göras. Stressen kan dessutom bli större av att man inte känner att man riktigt har koll på läget. Det är i såna lägen som Buskoll verkligen kan hjälpa dig så att du kan lägga din tid på rätt saker och samtidigt känna dig trygg över att inte missa något.
Året börjar ofta med stressiga arbetsdagar
Vissa arbetsdagar kan bli väldigt stressiga; särskilt så här i början av året när alla är tillbaka efter ledigheterna. Telefonen kanske går varm och det är många deadlines att hålla koll på. Ovanpå det kommer samtal med kollegorna på kontoret, både om jobb men inte sällan även om en del privat.
Visst kan det vara trevligt i och för sig, men samtidigt är det lätt att tappa tråden när man blir avbruten lite då och då. Dessutom blir det mindre tid kvar för att hinna med allt som skall göras, och inte blir det bättre av att många känner på samma sätt vilket gör att man lätt dras med i ”hetsen” och vips så ökar den inre stressen.
Då är det verkligen skönt att ha Buskoll. Det gör nämligen att du hela tiden kan vara säker på att du har koll på läget och inte behöver bli stressad över att missa något eftersom Buskoll håller reda på det åt dig. Men det riktigt fina i kråksången är att du dessutom snabbare kan fokusera på jobbet igen när du har blivit avbruten av någon anledning. På sås vis får du faktiskt mer gjort, även under hektiska dagar som så här i början av året.
Planera arbetet i Buskoll
Men vad innebär det då egentligen att ”planera arbetet i Buskoll”? Ja det är inte så märkvärdigt som det låter utan handlar bara om att lägga in alla arbetsuppgifter i Buskoll, och att det göra det direkt då de uppstår. Det senare är väldigt viktigt, för om man inte gör det så är det lätta att missa något och sedan står man där utan att ha den kollen som man skulle kunna ha.
Det handlar om att få in det som en rutin att alltid lägga in uppgifterna i Buskoll, till slut går det nästan ”av sig själv”. Man kan dessutom göra det på många olika sätt, antingen i datorn eller på telefonen eller i paddan. Ja man kan ju till och med prata in uppgifterna om man vill det.
Låt Buskoll hålla reda på rubbet åt dig
En annan viktig sak är att lägga in allt, högt som lågt. När du till exempel säger till din kollega att du ska ringa upp den där kunden, skriv då upp det i Buskoll direkt. Då behöver du varken komma ihåg att du ska skriva upp det, eller att faktiskt göra det. Samma sak om kommer på något när du är på väg hem från jobbet. Ta då upp telefonen och lägg in uppgiften i Buskoll, sedan kan du glömma det igen eftersom Buskoll håller reda på det åt dig.
I början kanske det känns ovant, men låt inte det hindra dig. För när du väl kommit in i det arbetssättet och vant dig vid att ha Buskoll kommer du känna dig riktigt trygg med att inte missa något vilket ironiskt nog gör att man blir lugnare även när det är mycket att göra.
Börja med alla återkommande uppgifter
Bästa sättet att komma igång med Buskoll är att lägga in alla grundläggande uppgifter som ofta är återkommande med olika intervall. Det kan till exempel vara veckorapporter, momsdeklarationer, fakturering, tidrapportering, säljuppföljning och mycket annat som skall göras regelbundet. Börja uppifrån och ner, det vill säga sådant som görs årsvis först följt av det som skall göras varje månad och sedan varje vecka.
Många av de uppgifterna kommer du säkert ihåg även utan Buskoll, men lägg in dem ändå. Därför att den dagen då du blir störd i dina rutiner är det så lätt att missa även den enklaste uppgiften ”som du aldrig glömmer”. Men när den ligger i Buskoll så kommer du inte att glömma den. Visst, du kanske inte hinner göra den på den dagen det var tänkt, men den försvinner inte utan flyttas bara till nästa dag samtidigt som den blir röd så att du lättare skall se den.
Planera om vid behov, det är superenkelt
Vi vet att saker och ting ändras hela tiden, deadlines skjuts upp och inte sällan hinner man inte med det man tänkt sig. Men med Buskoll kan du enkelt omplanera ditt arbete löpande allteftersom förutsättningarna ändras. Det kommer att skapa en trygghet om att du alltid har kontroll på läget. Dessutom frigör du också kapacitet när du inte längre behöver hålla koll på allt själv i huvudet du kan istället fokusera på det som skall göras och inte komma ihåg vad som skall göras. På så vis kommer du faktiskt att få mer gjort på samma tid!
Ett riktigt bra tips är då att komma ihåg ”Buskollminuten”, det vill säga att lägga en minut på Buskoll innan du skall gå hem för dagen eller när du sitter på bussen på väg hem. Då kan du snabbt gå igenom vad du skall göra nästföljande dag och flytta de uppgifter som du inte tror att du kommer kunna göra då till en annan dag och kanske lägga till något annat som du behöver göra imorgon. När du sedan börjar nästa arbetsdag så har du redan en bra struktur på vad som skall göras och kan direkt sätta tänderna i den första uppgiften.
Arbeta tillsammans i Buskoll
Till sist vill vi slå ett slag för möjligheten att samarbeta och leda arbetet i Buskoll, det är trots allt ett ledningssystem i grunden. Det både ökar produktiviteten och höjer kvaliteten i det dagliga arbetet. Det är faktiskt inte heller särskilt svårt, snarare tvärtom. Fördelen är att det går väldigt snabbt att fördela uppgifter till varandra och dessutom kan man få en automatisk kvittens när uppgiften har tagits emot, klarmarkerats eller till och med om den blir försenad. På så sätt kan man ha kontroll utan att aktivt behöva kontrollera eftersom Buskoll återigen tar hand om det åt dig.
Det gör det enkelt att planera arbetet för hela företaget och snabbt flytta uppgifter till någon annan när det behövs, till exempel om den som skulle göra uppgiften från början blir sjuk. För den som är chef kommer det också att underlätta arbetet avsevärt eftersom man inte behöver kontrollera medarbetarna hela tiden.
Dessutom blir det väldigt enkelt att förbereda verksamheten för kommande ledigheter och flytta viktiga uppgifter till de som faktiskt skall arbeta och inte vara lediga. På samma sätt blir det både enkelt och säkert att hantera uppgifterna när någon skall byta roll eller kanske sluta. Uppgifterna flyttas då snabbt till den som skall ta över utan att något riskerar att falla mellan stolarna.
Buskoll i ett nötskal, kan det bli bättre…