Ledningsarbete när många arbetar hemifrån

apr 25, 2022 | Övrigt

Idag arbetar många hemifrån och då kan ledningsarbetet kännas som en utmaning. Det kan vara svårt att följa utvecklingen i företaget och man kan lätt uppleva att man ”inte har koll” på vad som sker. Samtidigt vill man inte jaga kollegorna och störa utan låta dem sköta sina uppgifter utan onödiga avbrott. Som ledare vill man ju helst ha kontroll utan att behöva kontrollera. Då är Buskoll lösningen på dilemmat.

För med Buskoll som ledningssystem får du som ledare enkelt kontroll på verksamheten oavsett var medarbetarna befinner sig och utan att behöva störa. Då kan du känna dig trygg med att uppgifterna blir klara i tid och ägna tiden åt andra frågor. Dessutom blir hela företaget effektivare eftersom ingen behöver hålla så mycket i huvudet och kan få mer tid till kärnverksamheten istället.

I Buskoll finns två olika sätt för att snabbt få reda på statusen för andra medarbetares uppgifter. Antingen använder du vyn “Planera” där du enkelt kan se statusen för allas uppgifter i hela företaget. Eller så använder du automatiska kvittenser som visas direkt när uppgiftens status ändras.

Kvittenser för att hålla koll på andras uppgifter

Om du snabbt vill få reda på när någon annan tagit emot en ny uppgift, eller klarmarkerat den eller om den inte blivit klar när den borde blivit det så kan du använda automatiska kvittenser. De visas direkt (i datorn, som pushnotis i telefonen och på mail) när uppgiftens status ändras. Du behöver inte göra något annat än att i systemet välja vilken kvittens du vill ha för aktuell uppgift. Sedan sköter Buskoll resten. Det gör att du får kontroll på läget, men utan att aktivt behöva kontrollera det.

Det finns som sagt tre olika typer av kvittenser i Buskoll:

Accepterad uppgift
Om du väljer att få en kvittens för “Accepterad uppgift”, innebär det att du får en notis när en medarbetare har accepterat/mottagit en uppgift som skickats till denne. Då vet man säkert att uppgiften har tagits emot och att mottagaren sett den.

Klarmarkerad uppgift
Du kan också välja att få en kvittens när en uppgift har blivit klarmarkerad. Då vet du att den som var ansvarig för uppgiften har gjort den klar.

Försenad uppgift
Men det händer också att uppgifter blir försenade ibland. Om det då är en väldigt viktig uppgift kan det som ledare vara bra att få reda på det. I Buskoll gör du det genom att välja kvittenser för “Försenad uppgift”. Då får du direkt reda på när en uppgift inte blivit klar i tid och kan hantera det, kanske genom att se till att den som var ansvarig för uppgiften får hjälp med att lösa den.

Använd vyn “Planera” för att få koll på andras uppgifter

Om ni är många i företaget är det inte alltid så effektivt att använda automatiska kvittenser för att hålla koll på andras uppgifter. Det kan ju bli väldigt många notiser och meddelanden som kommer när kollegorna hanterar sina uppgifter och då kan det vara lätt att bli störd.

Istället kan du hålla koll på alla andras uppgifter genom att gå in i vyn “Planera”. Där kan du lätt se statusen på deras uppgifter och på så sätt kan du som ledare få en bra översikt över arbetssituationen i företaget och snabbt hitta viktiga arbetsuppgifter som kanske släpar och behöver hanteras.

Sedan går det ju förstås att använda kvittenser för vissa särskilt viktiga uppgifter som du vill ha koll på, och använda vyn ”Planera” för resten. Det är ju en av fördelarna med Buskoll.

Vid sjukdom eller frånvaro

En annan styrka med Buskoll är hanteringen av arbetsuppgifter vid frånvaro, antingen planerad som vid semester eller oplanerad som när någon blir sjuk. För i Buskoll kan du som ledare (eller den som har rätt behörighet) snabbt flytta berörda uppgifter till en kollega istället som då får in uppgifterna i sin att-göra-lista.

På samma sätt blir det lätt att hantera personalförändringar i företaget med Buskoll som ledningssystem. Det är bara att flytta uppgifterna från den som slutar, eller byter roll, till den som tar över jobbet och som då får in uppgifterna direkt i sin att-göra-lista. Tryggt och säkert.

Det går även att dela uppgifter med någon annan. Det kan vara bra om man inte är säker på att den som egentligen är ansvarig för uppgiften hinner bli klar i tid. Genom att då dela den uppgiften med någon annan så visas den i båda personernas att-göra-lista och den som först får tid över kan då göra den. Smidigt.

Kvalitetssäkring av verksamheten på köpet

Buskoll är som förhoppningsvis framgått en helt ny typ av ledningssystem. Att kunna hantera både sina egna och andras uppgifter på ett enkelt sätt där alla medarbetares individuella att-göra-listor utgör själva kärnan i systemet är riktigt kraftfullt. Dessutom kvalitetssäkras det löpande arbetet i vardagen på köpet.

Då kan man snacka om Buskoll!